Bilgilendirme ve aydınlatma metni

Bu doğrultuda, söz konusu Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul Ve Esaslar Hakkında Tebliğ’e uygun olarak, kişisel verilerin elde edilmesi sırasında kişisel veri sahiplerini aydınlatma görevini yerine getirmek için; Şirketimiz tarafından kişisel veri sahiplerine kişisel verilerinin elde edilmesi sırasında Şirketimizin kimliği, kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği, işlenen kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği, kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi ile kişisel veri sahibinin KVKK’nın 11.nci maddesi kapsamında sahip olduğu haklara ilişkin bu bilgilendirmeyi sunmaktadır.

1. VERİ SORUMLUSU:

Kişisel verileriniz, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) uyarınca KODLA TEKNOLOJİ YAZILIM VE BİLGİ SİSTEMLERİ SANAYİ TİCARET LTD. ŞTİ. (“Şirket”) tarafından, Kanununun 3. Maddesinde tanımlanan “Veri Sorumlusu” sıfatıyla işlenmektedir. 

2. KİŞİSEL VERİLERİN HANGİ AMAÇLA İŞLENECEĞİ:

Kişisel verileriniz, şirket faaliyetleri kapsamında Kanunun 4., 5., 6. maddelerine ve ilgili mevzuata uygun olarak aşağıdaki amaçlar doğrultusunda işlenmektedir:

• Şirketin kurumsal faaliyetlerinin sürdürülmesi, yurt içi ve yurt dışındaki faaliyetleri kapsamındaki yükümlülükleri yerine getirmek,
• Şirket faaliyetleri kapsamında, yurt içi ve yurt dışında bulunan inşaat, proje ve imalatlarının gerçekleştirilmesini sağlamak, alım, satım, teslimat gibi iş süreçleri yükümlülüklerini yerine getirmek,
• Ürün veya hizmet alan müşteriler için, ürün ve hizmetlerin tanıtılması, reklam, pazarlama, organizasyon ve kampanya faaliyetlerinin sürdürülmesi, hizmet veya ürünlerimizin müşterilere, potansiyel müşterilere sunulabilmesi, ticari iş süreçlerinin sürdürülmesi, müşteri memnuniyetinin sağlanması, müşterilerin talep ve şikâyet süreçlerinin yerine getirilmesi, alım, satım, ödeme, tahsilat, faturalandırma, işlemlerini gerçekleştirmek, bu kapsamda ilgili kişilere karşı yasal yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi,
• Müşteriler, tedarikçiler, iş/çözüm ortakları bakımından, şirketin finans ve muhasebe, idari, hukuki, teknik iş süreçlerinin sürdürülmesi, ürünlerimizi önermek, müşteri, portföy yönetimi, ürün ve hizmet kalitesinin geliştirilmesi, iletişim, denetim, kontrol, risk yönetimi faaliyetlerinin yerine getirilmesi, iş sağlığı ve güvenliğini sağlamak,
• Yasal düzenlemeler gereğince, mahkemelere, icra dairelerine, tüketici hakem heyetlerine, arabuluculara, adli makamlara, ilgili kamu kurum ve kuruluşlarına gerekli bildirimlerde bulunmak, yasal yükümlülükleri yerine getirmek,
• Çalışanlar, çalışan adayları bakımından; yurt içinde ve yurt dışında insan kaynakları süreçlerinin planlanması ve icra edilmesi, şirketin yurt dışı faaliyetleri kapsamında çalışanlara ait işlemleri, yasal yükümlülükleri yerine getirmek, çalışma başvuru ve yerleştirme süreçlerinin yerine getirilmesi, çalışanlar bakımından pasaport, vize, oturum, çalışma izni işlemlerinin gerçekleştirilmesi, yasal başvuru ve izinlerin alınmasını sağlamak, özlük dosyalarının oluşturulması, finans, muhasebe, idari, mali, sosyal haklara dair yükümlülüklerin yerine getirilmesi, çalışan adayının yerleştirme süreçlerini yerine getirmek, şirket ücret politikasının belirlenmesi,
• Şirket ortakları/hissedarları bakımından şirket yönetim faaliyetlerinin yerine getirilmesi, yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi, şirket tanıtımının sağlanması, ilgili kişilerin bilgilendirilmesi,
• Şirketin; ürün veya hizmet alan müşterileri, potansiyel ürün veya hizmet alıcıları, tedarikçileri, hizmet sağlayıcıları, çalışanları ve hukuki ilişki içinde bulunduğu danışmanlar, iş ortakları, ilgili üçüncü kişiler, kamu kurum ve kuruluşları ile yapmış olduğu veya yapacağı sözleşmelerin yapılması ve ifasının sağlanması,
• Şirketin üçüncü kişilerle olan hukuki uyuşmazlıklarda delil olarak ispat yükümlülüğü,
• Şirketin hukuki ilişki içerisinde olduğu kamu kurum ve kuruluşları, gerçek ve tüzel kişilerle, tüzel kişi yetkilileri, temsilcileri ile irtibatı, iletişimi gerçekleştirmek, şirketin kurumsal kalitesini sağlamak, irtibatlı olduğu ilgili kişilerin işlem güvenliğini sağlamak, şirket faaliyetleri ile ilgili sosyal medya hesaplarımız sayfamızı kullanmanız, şirket iletişim bilgileri vasıtasıyla iletişimin sağlanması,

3. İŞLENEN KİŞİSEL VERİLER:

• Kimlik bilgileri (Kimlik numaranız, adınız ve soyadınız, doğum yeri ve tarihi, anne ve baba adınız, eş, çocuk, aile yakınlık bilgileri, medeni haliniz, cinsiyetiniz, paylaştığınız pasaport, aile kayıt belgeleri, ikametgâh belgesi, resmi kimlik belgeleriniz üzerinde yer alan kimlik bilgileri)
• İletişim bilgiler (Telefon, fax numarası, iletişim adresi, e-posta adresi bilgisi)
• Lokasyon bilgileri (İlgili tüm kişisel veri sahipleri bakımından; adres, bulunduğu yer, çalışanların pasaport giriş çıkış bilgisi, paylaşılan konum bilgileri)
• Özlük Bilgileri (Çalışanlar bakımından, iş sözleşmesi, eğitim, diploma bilgileri, sertifika bilgisi, SGK işe giriş, çıkış bildirgesi, AGİ formu bilgisi, bakmakla yükümlü olduğu kişiler, eş, çocuk yakınlık bilgisi, aile bireylerinin kimlik, nüfus kayıt bilgileri, yurt dışı pasaport, vize, oturum, çalışma izni bilgileri, yurt dışında çalışma başvurularında alınan kişisel veriler, işin niteliğine göre alınan zimmet belgesi, çalışma belgesi, istifa, fesih, kıdem ve ihbar tazminatı bordrosu, maaş bordro bilgileri, disiplin soruşturması bilgileri, SGK sicil no, hizmet dökümü, yurt dışı sosyal güvenlik çalışma özlük bilgisi, özgeçmiş bilgileri, izin bilgileri, personel performans değerlendirme raporları, iş kazası bilgileri, iş başvuru formunda yer alan bilgiler, referans, bilgileri, askerlik durum bilgisi, banka hesap bilgileri, IBAN numarası bilgisi, iş başvurusunda, imzalanan sözleşmeler gereği alınan özlük bilgileri)
• Hukuki İşlem Bilgileri (Şirket ile hukuki irtibatı bulunan ilgili kişiler bakımından; adli makamlarla yapılan yazışmalardaki kişisel bilgiler, arabulucular, iş mahkemeleri ve sair mahkemelere dair dava ve icra dosya bilgileri, soruşturma bilgisi, yurt dışı sözleşme bilgisi)
• Müşteri, tedarikçi, hizmet sağlayıcısı işlem bilgileri (Gerçek kişilere ait adı, soyadı, kimlik numarası, vergi numarası, vergi dairesi, oda sicil bilgileri, yabancı kimlik numarası, pasaport bilgisi, adres, konum, elektronik posta bilgileri, telefon iletişim bilgileri, banka hesap bilgileri, çek, senet, kredi kartı gibi ödeme bilgileri, finans, fatura, sevk irsaliyesi, ürün sipariş bilgisi, talep, vekâletname bilgisi, imza sirküleri, pazarlama, işlem güvenliği, meslek, görev, unvan bilgisi, paylaşılan belgeler üzerinde yer alan görsel fotoğraf bilgisi, paylaşılan resmi kimlik belgeleri üzerinde yazılı kişisel bilgiler, tüzel kişi yetkilisi ve çalışanlarına ait kimlik, iletişim, lokasyon, görev, meslek ve unvan bilgileri)
• Fiziksel Mekân Güvenliği Bilgileri (Çalışanlar bakımından işyeri ve şantiyelerdeki, çalışma ofislerindeki giriş çıkış kayıt bilgileri),
• İşlem Güvenliği Bilgisi (Şirket temsilcileri ve çalışanların kullandıkları uygulamalara ait kullanıcı adı, şifre ve parola bilgileri)
• Finans Bilgileri (Müşteriler ve tedarikçiler, iş ortakları bakımından; fatura, vergi kimlik numarası, vergi dairesi, banka hesap numarası, ıban numarası, kredi kartı bilgileri, çek, senet, ödeme, sigorta poliçesi, sözleşme bilgisi, malvarlığı bilgileri, banka hesap bilgileri, cari hesap bilgileri, kamu kurum ve kuruluşlarına bildirilen finans bilgileri, çalışanlar, şirket hissedarları bakımından banka hesap bilgileri, ıban numarası, beyannameler, diğer finans bilgileri),
• Mesleki deneyim bilgileri (Çalışanlar, hissedarlar, temsilciler, iş ortakları, hizmet sağlayan tedarikçi yetkilisi ve çalışanları ile kamu kurum ve kuruluşlarının temsilcileri ve personeli bakımından görev, unvan, meslek bilgisi, sicil, uzmanlık, eğitim, diploma, sertifika, ehliyet, yeterlilik bilgileri),
• Görsel Kayıtlar (Çalışanlar ve şirket temsilcilerinin şirket faaliyetleri kapsamında doldurulan, basılı formlar, diploma, sertifika, pasaport, vize, çalışma izin belgeleri, paylaşılan evrak ve resmi belgeleriniz üzerinde yer alan fotoğraf bilgisi, gerektiğinde alınan fotoğraf bilgisi ve kapalı devre güvenlik kamerası görüntüleri)
• Sağlık Bilgileri (Çalışanların şirket faaliyetleri kapsamında alınan sağlık durum bilgileri, sağlık raporları, genel sağlık raporu tetkikleri, kan grubu bilgisi, laboratuvar tetkikleri, kişisel sağlık ve fiziksel engellilik durum bilgileri, sağlık kurulu raporları)
• Ceza Mahkûmiyeti Ve Güvenlik Tedbirlerine dair bilgiler (Çalışanlar için adli sicil kaydı bilgisi, hükümlülük, adli durum bilgileri),
• Kurumsal iletişim hizmetleri, facebook, instagram, twitter gibi sosyal medya hesaplarımız vasıtasıyla paylaşılan, elde edilen bilgiler, görüntü kayıtları, elektronik posta, mektup veya sair iletişim araçları ile elde edilen kişisel bilgileriniz.

4. İŞLENEN KİŞİSEL VERİLERİN KİMLERE VE HANGİ AMAÇLA AKTARILABİLECEĞİ:

Bu aydınlatma metni kapsamında toplanan Kişisel verileriniz; Şirketimiz tarafından sunulan ürün ve hizmetlerden sizleri faydalandırmak için gerekli çalışmaların iş birimlerimiz tarafından yapılması, Yasal olarak aktarılması gereken idari ve resmi makamlara, mevzuatın gerektirmesi ve hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi için ilgili kişi ve kurumlara, hukuki zorunluluklar nedeniyle ve yasal sınırlamalar çerçevesinde bağımsız denetim şirketlerine, vergi danışmanlarına ve diğer harici profesyonel danışmanlara, avukatlara, sigorta şirketlerine, ortaklarına, hizmet alınan veya alınacak olan yurt içi – yurt dışı üçüncü taraflara, yurt içi ve yurt dışında olabilecek hissedarlarımıza, iş ortaklarımıza, tedarikçilerimize, kanunen yetkili kamu kurumları ve özel kişilere, gerek KVKK’nın 8. ve 9. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları çerçevesinde ve gerekse de sair yasal mevzuat kapsamında aktarılmaktadır/ aktarılabilecektir.

Toplanan Kişisel verileriniz; KVK Kurulu tarafından yeterli korumaya sahip olduğu ilan edilen yabancı ülkelere (“Yeterli Korumaya Sahip Yabancı Ülke”) veya yeterli korumanın bulunmaması durumunda Türkiye’deki ve ilgili yabancı ülkedeki veri sorumlularının yeterli bir korumayı yazılı olarak taahhüt ettiği ve KVK Kurulu’nun izninin bulunduğu yabancı ülkelere (“Yeterli Korumayı Taahhüt Eden Veri Sorumlusunun Bulunduğu Yabancı Ülke”) aktarılmaktadır/aktarılabilecektir. Şirketimiz bu doğrultuda KVKK’nın 9. maddesinde öngörülen düzenlemelere ve sair yasal mevzuata uygun hareket etmektedir/edecektir.

5. KİŞİSEL VERİ TOPLAMANIN YÖNTEMİ VE HUKUKİ SEBEPLERİ:

Kişisel verileriniz; doğrudan ilgili kişiden sözlü alınarak, yazılı ya da elektronik posta yoluyla formlarının doldurulması, çalışanlar için özlük dosyalarının oluşturulması, sözleşmelerin kurulması, ifası, mali ve sosyal haklara ilişkin finans, muhasebe bilgilerinin işlenmesi, satın alma, satış ve pazarlama, planlama, kurumsal gelişim, şirketin yurt dışı faaliyetleri sırasında verilerin işlenmesi, şirket inşaat alanları, şantiyeleri, bina ve eklentilerinin, satış ofislerinin, örnek dairenin ziyaret edilmesi, çağrı hizmetlerimizin aranması, sosyal medya hesaplarımız, ürün veya hizmetlerimizin alım-satım işlemlerine aracılık eden üçüncü taraf internet sitelerini (sahibinden.com gibi) ve diğer platformları ziyaret etmeniz, bu internet siteleri ve platformların uygulamalarını kullanmanız, e-posta, telefon iletişim kanalları vasıtasıyla, yurt içinde ve yurt dışında bulunan iş ortaklarımız aracılığıyla tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla toplanmaktadır.  

Kişisel verileriniz, kural olarak ilgili kişinin açık rızasına dayalı olarak işlenmektedir. Ayrıca, şirketimiz ile üçüncü gerçek ve tüzel kişiler arasındaki sözleşmelerin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması, şirketin hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması, kişisel verinin, ilgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması, bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması, ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması, kanunlarda açıkça öngörülmesi, çalışanların sağlık verileri bakımından kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbî teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi amacıyla sır saklama yükümlülüğü altında bulunan sağlık çalışanları veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından ilgilinin açık rızası aranmaksızın, belirtilen hukuki sebeplere dayalı olarak Kanunun 5. ve 6. Maddeleri gereği işlenmekte, toplanmaktadır.

6. KİŞİSEL VERİ SAHİBİ OLARAK KANUN’UN 11. MADDESİNDE SAYILAN HAKLARINIZ:

Kanun’un 11. maddesi uyarınca, veri sahipleri olarak aşağıdaki haklara sahip olduğunuzu bildiririz:

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• Kanun’a ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkması durumunda buna itiraz etme,
• Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

7. KVKK UYARINCA KİŞİSEL VERİLERİN AÇIK RIZA OLMAKSIZIN İŞLENEBİLECEĞİ HALLER:

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 5. maddesi uyarınca, aşağıdaki hallerde açık rızanız aranmaksızın Kişisel verileriniz işlenebilir. Şöyle ki;

• Kanunlarda açıkça öngörülen hallerde,
• Fiili imkânsızlık nedeniyle veri sahibi olarak rızanızı açıklayamayacak durumda olmanız veya rızanıza hukuki geçerlilik tanınmayan hallerde kendinizin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için kişisel verinizin işlenmesinin zorunlu olması,
• Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerinizin işlenmesinin gerekli olması,
• Bir hukuki yükümlülüğün yerine getirilebilmesi için zorunlu olması,
• Kişisel verilerinizin tarafınızca alenileştirilmiş olması,
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,
• Sahip olduğunuz temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla, Rasyotek İnsan Kaynakları Bilişim A.Ş. tarafından meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.
• Kişisel sağlık verileri; kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbî teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından ilgilinin açık rızası aranmaksızın işlenebilir.

8. KİŞİSEL VERİ SAHİBİNİN HAKLARI (BAŞVURU HAKKI):

Kişisel veri sahipleri olarak, haklarınıza ilişkin taleplerinizi, işbu Aydınlatma Metni’nde aşağıda düzenlenen yöntemlerle Şirketimize iletmeniz durumunda Şirketimiz, talebin niteliğine göre talebi en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Ancak, Kişisel Verileri Koruma Kurulunca bir ücret öngörülmesi halinde, Şirketimiz tarafından, belirlenen tarifedeki ücret alınacaktır. Bu kapsamda kişisel veri sahipleri, KVKK 11. Maddesi uyarınca; Kişisel Verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme, Kişisel Verilerinin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, kişisel verilerinin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme, amaç, süre ve meşruiyet prensipleri dâhilinde değerlendirilmek üzere kişisel verilerinin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde silinmesini veya yok edilmesini isteme, Kişisel Verilerinin düzeltilmesi, silinmesi ya da yok edilmesi halinde bu işlemlerin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, işlenen kişisel verilerinin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi durumunda aleyhlerine bir sonucun ortaya çıkması halinde bu sonuca itiraz etme, Kişisel Verilerinin kanuna aykırı olarak işlenmesi ve bu sebeple zarara uğramaları halinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahiptirler. Başvurulara verilecek cevapların 10 (on) sayfayı aşması halinde her sayfa için 1,00 (bir) TL işlem ücreti alınacaktır. Cevabın CD, flash bellek gibi kayıt ortamında verilmesinin istenmesi halinde, istenen kayıt ortamının maliyetine göre ücret talep edilecektir.

KVKK’nın 13. maddesinin 1. fıkrası gereğince, yukarıda belirtilen haklarınızı kullanmak ile ilgili talebinizi, yazılı veya Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun belirlediği diğer yöntemlerle Şirketimize iletebilirsiniz. Şirketimize KVKK’nın 11. maddesi kapsamında yapacağınız başvurularda yazılı olarak başvurunuzu ileteceğiniz kanallar ve usuller aşağıda açıklanmaktadır:

6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nda belirtilen haklarınızı kullanmak için kimliğinizi tespit edici gerekli bilgiler ile KVKK’nın 11. maddesinde belirtilen haklardan kullanmayı talep ettiğiniz hakkınıza yönelik açıklamalarınızı içeren talebinizi; Kişisel Veri Başvuru Formunu doldurduktan sonra, ıslak imzalı olarak bir nüshasını KODLA TEKNOLOJİ YAZILIM VE BİLGİ SİSTEMLERİ SANAYİ TİCARET LTD. ŞTİ. Kültür Mahallesi Lütfü Akar Stadyum Sokak No:18/1 Merkez/Düzce adresine şahsen, posta yolu, noter kanalı ile olarak veya erkan.mezarci@kodlatech.com adresine e-posta göndererek veya ilgili kişinin şahsi kayıtlı elektronik posta (KEP) adresini kullanarak, şirketimize ait kayıtlı elektronik posta (KEP) adresine kodlatech@hs04.kep.tr elektronik posta göndererek veya noter vasıtasıyla iletebilirsiniz.